美国小企业做账指南：12个技巧和工具

企业启动后，网店的会计工作也不能落下。虽然做账常常让人感到无趣，但正确的起步至关重要。

本文将介绍有关美国小企业做账的知识，推荐好用的做账软件，以便你迅速启动财务工作。

• 什么是小企业做账？
• 如何为小企业做账？
• 美国小企业做账——常见问题

什么是小企业做账?

做账是处理、衡量和解读企业财务状况，其中涉及税务、管理、薪资、收购和库存。

如何为小企业做账？

• 开通银行账户
• 跟踪开支
• 建立会计制度
• 建立薪酬体系
• 进口税
• 收款方式
• 销售税办税流程
• 纳税义务
• 毛利率
• 融资
• 寻找合格的会计
• 定期重估

开通银行账户

依法注册企业后，你需要开通一个独立的银行账户，记录每次的收付款，同时方便纳税。如未来发生破产、诉讼和审计等情况，银行账户也能保护你的资产。如果你想通过债权人或投资者融资，保持良好的企业财务记录，也有助于增加通过审批的可能性。

请注意，根据美国法律，有限责任公司、合伙企业和法人企业，必须拥有独立的企业银行账户。独资经营者则不需要独立的账户，但是，也建议独资经营者开通独立的银行账户。

首先，需要先开通企业支票账户，再开通一个用于管理资金和缴税的储蓄账户。你需要从每笔的付款中，提取一定的比例，作为自雇预扣税。建议将营收的25%存入储蓄账户，如果收入比较高，建议将30%的营收存入储蓄账户。

接着，可开通企业信用卡，累积信用。企业的信用对融资非常重要。法人企业和有限责任公司，必须使用独立的信用卡，以避免混淆个人资产和企业资产。

在去银行开户之前，请先做好功课。对比不同银行的金融产品和费用结构。大部分的银行，收取的企业支票账户费用，都比个人银行账户要高，因此，请留意应缴纳的费用。

要开通企业银行账户，你需要有一个企业名称，而且必须在所在的州或省注册。最后，你需要向银行询问，需要带哪些文件到预约处办理开户。

建立会计制度

在制定做账方法前，应准确理解什么是做账，以及做账与会计的区别。做账包括记录交易，整理记录和核对账单等。

会计则是更高级的流程，通过创建财务报表，跟踪业务的进展，并赋予数据更多的意义。你需要决定如何管理你的账簿：

• 手动做账，使用Quickbooks或Wave等软件，或使用简单的Excel电子表格。
• 外包做账工作，或聘请兼职记账员，本地或远程记账员皆可。
• 当业务规模进一步扩大，你可以聘请内部记账员和/或会计师。

美国企业还需决定是使用现金法，还是应计法。二者的主要区别如下：

• 现金法：在实际收款或支付时确认收入和支出。
• 应计法：在交易发生时确认（即现金尚未进出银行账户）收入和支出，并追踪应收账款和应付账款。

如果收入低于500万美元，建议使用现金法。

跟踪开支

要做好企业的账，必须及时准确地跟踪企业的开支。这是关键的一步，你要监控业务的增长情况，制作财务报表，跟踪应扣除的费用，准备纳税申报表，以及一系列的合法文件。

从一开始，就要整理好收据，以及其他重要的财务记录。你可以使用简单而传统的模式，手动记录，或使Shoeboxed等工具。美国国税局不要求记录75美元以下的收据，但要养成习惯，做好每一笔账。

有5种类型的收据需要特别注意：

• 餐饮和娱乐：例如，在咖啡馆开会时，务必要在收据的背面，记录与会人员、餐饮消费，以及会议目的。
• 出差：美国国税局尤其关注将个人活动申报为企业支出的行为。因此，你的收据就是相关商业活动的书面证明。
• 交通出行：记录你在何处、何时，出于什么样的目的使用车辆，再将相应的比例计入出行费用。
• 礼品：如音乐会门票等礼品，送礼者是否和你一起参加了活动？如果对方与你一起出席活动，那么相关费用应为娱乐支出，而非礼品。你应该在收据上记录这些细节。
• 家庭办公室：与交通出行费用类似，需计算家庭办公室对业务的支持，再将相应的比例，计入家庭办公室相关的开支。

在家创业是降低企业开支的好方法，还能享受一些税收优惠。你可以扣除家庭省下的业务费用，比如家庭互联网、手机网络，以及往返办公地点和出差的费用。

所有同时支持个人和商业目的的费用，都必须分门别类。例如，你有一部手机，你可以扣除手机用于业务的费用比例。另外，汽油里程的费用是100%可扣除的，只需保留所有的记录，保存业务相关的里程日志（目的地和旅行目的）。

建立薪酬体系

许多线上商店都是从单枪匹马开始，而当你需要雇佣外部人员时，你需要决定是雇佣对方为员工，还是签订独立合同工合约。

你必须为员工制定一个工资表，确保预缴正确的税款。有很多会计软件都提供相关的工资管理功能。

对于独立合同工，请务必记载你向每个人支付的金额。每年年底，美国企业可能会被要求提交每位合同工的1099s税务文件，同时，你还需要记录员工的姓名和地址。

进口税

如果是从其他国家采购和进口商品，则需要缴纳税款和关税。如果经营的是代发货业务，尤其要注意这点。你需要调查将商品进口到美国的相关税费，以及相关的规则。

你可以使用关税计算器预估业务的税费成本，以做相应的计划。

了解更多：跨境电商怎么做？代发货策略全解：9步指南助力跨境新手盈利起飞！

收款方式

北美的Shopify店主，可使用Shopify Payments处理信用卡付款，这能省去设置商家账号和第三方支付网关的烦恼。

如果你不使用Shopify Payments的话，则需要一个商家账号，或通过第三方支付服务，如PayPal、Stripe或Square。商家账号是一种银行账号，支持信用卡付款。

使用第三方支付服务的费用不尽相同，其中一些供应商将收取交易附加费，通常是每笔交易的2.9%+0.3美元。另一些则对每笔交易收取固定的费用，或是采用月度会员模式，不限交易次数。请查阅此列表，找到一个适合所在地区的支付网关。

销售税办税流程

美国电商的一大难题——令人晕头转向的销售税法规。

当客户进入实体店消费时，无论是在哪个国家购买商品，都要支付销售税。而你的在线买家有可能来自五湖四海。

对美国店主来说，销售税是个棘手的问题。首先，需要确定的是，你的业务的运营所在地，是发货地，还是收货地？如果是前者，你必须根据发货地的州的相关规则，收取销售税。如果是后者，则是根据买家所在的位置，收取销售税。

如果是国际采购，则不需要交税。这其中的规则可能有点复杂，因此，请与专业会计师核实，你的所在州的国际销售税条例和规则。

纳税义务

纳税义务因企业的法律结构而异。如果你是自由职业者（独资、有限责任公司、合伙公司），你需在个人纳税申报表上，申报业务的营收。如果公司是独立的税务实体，独立于经营业主征税，那么你从公司获得的收入，将作为员工缴税。

如果你对纳税义务存在疑问，请尽量咨询专业的税务人员，尽管这笔费用不小，但后期能为你节省大量的时间和金钱。

毛利率

提高商店毛利率，是提高营收的第一步。要计算毛利率，你需要知道产品的制作成本。

• 销货成本：公司销售产品的直接成本，包括材料和直接人工成本。
• 毛利率：扣除企业生产的所有直接成本后，得到的总销售收入。

毛利率的计算方法：

毛利率（%）=（营收 - 销货成本）/ 营收

你也可以使用免费的毛利率计算器，输入数字，快速得到结果。

产品售价和企业实际营收的差额，决定了业务的可持续性。

融资

电商在成长中可能需要外部资金的支持，比如信贷、投资、小企业贷款，或是寻找更多的商业合作伙伴。

由于外部环境无法控制，也可能出现意外的销量下滑，或季节性淡季，这时你就需要更多的资金。如果你想实现突破性的增长，投资新产品开发，扩大库存，招募新成员等，你也需要资金。

请记住，要获得小企业贷款，你需要提交财务报表，至少应准备资产负债表和损益表，有时也会需要现金流量表。

在签下债务前，确保数字合理。计算贷款的投资回报率，把需要贷款支付的费用、贷款利息，以及预计贷款能创造的新收入累加，或使用Shopify的小企业贷款计算器计算总成本。

寻找合格的会计

如果对你来说，打理账本的工作太过繁重，或是你需要一些外部指导，你可以聘请美国的小企业会计师或财务专业人员，帮助你打理资金。可考虑招募以下岗位：

• 会计师：美国的会计师可在多方面为你提供建议，包括企业架构，编制财务报表，获取必要的执照和许可，甚至是撰写商业计划。
• 注册会计师：进行审计时，只有注册会计师有权编制经审计的财务报表。
• 记账员：负责管理日常的做账，定期对账，分类费用，管理应收账款/应付账款。
• 报税人：报税人可帮你填写税务表格，并代表企业提交。一些报税人还可以帮你设置预估纳税额。
• 税务规划师：在报税前优化税项，降低税收负担。

定期重估

刚创业时，你可能使用简单的电子表格管理账簿，但随着业务增长，你得考虑更高级的做账工具，如Quickbooks或Bench。在企业增长时，也不忘定期评估做账的时间成本，以及相应的潜在收入损失。

使用正确的做账方法，意味着把更多的时间投资在业务上，不再手忙脚乱地做账，并尽可能降低财务成本。

最佳的小企业做账软件

• Xero
• QuickBooks Online
• Wave
• FreshBooks

每个企业都需要一款会计软件，为你省时省力。帮助你快速轻松地导入财务信息，方便你查看银行余额，随时了解营收和成本，估算盈利能力，预估税款等等。

绑定企业银行账户和信用卡后，就可以在会计软件中查看交易，并按类别分组。一旦批准交易，即可在财务报表中自动结算交易。

企业会计软件应具备的功能：

• 平台集成：支持与电商平台集成，支持第三方应用，可与合同管理等工具集成。
• 数据报告：提供基本的报告功能，比如库存和开支报告，以便快速了解企业的财务状况。
• 销售税配置：轻松核算应缴纳的销售税。
• 客服支持：查看软件的评论和服务评级，了解软件公司的客服水准，尽量选择可提供全天候客服支持和自助服务的软件。

市场有许多适合美国小企业的会计软件，免费或付费均有。你也可以浏览Shopify应用商店，选择一款能与电商网站无缝集成的会计软件。

以下推荐的用户友好做账/会计软件：

Xero

Xero是基于云计算的会计系统，专为小型企业和成长型企业而设计。可在软件中联系权威财务顾问，深度了解企业的财务状况。用户可通过任意的联网设备访问该系统。此外，借助Xero先进的会计功能，用户可随时随地查看现金流、交易情况，以及其他财务信息。

优势：

• 支持库存管理
• 价格合理
• 支持与主流银行卡绑定
• 信息界面友好，可自定义报告
• 联系人数据库和数据细分
• 工资单功能
• 移动应用
• 支持银行对账

QuickBooks Online

由Intuit推出的小企业会计软件，支持拍照保存开支收据、跟踪收入和支出等。

QuickBooks可显示所有的经营成本，如库存和维护成本，以及企业在一段时间内的每笔订单销售情况。配备永续盘存功能，实现库存自动化，每笔订单完成后，都将自动更新销售额和库存成本。同时，QuickBooks可与Shopify集成，以保持有序和及时更新。

优势：

• 移动应用
• 云技术
• 里程跟踪
• 承包商管理
• 库存跟踪
• 区分业务支出和个人支出

Wave

Wave是专为小企业打造的在线会计解决方案，支持银行对账，可将银行账户、PayPal与其他数据源连接，查看实时业务交易数据，还支持生成应收账款、资产负债表、销售税报告和应付账款等报告。

优势：

• 价格优惠
• 信用卡交易费用低
• 免费的账单和收据扫描功能
• 无交易或账单限制 
• 无用户数量限制
• 移动应用

FreshBooks

FreshBooks是基于云技术的会计和发票管理软件，适用小企业，提供费用管理、成本核算等基本的记账功能。

优势：

• 易于使用
• 可与Shopify集成
• 定价简单 
• 可自定义发票
• 完整的自助服务支持

理清账目，顺利推动业务

创业是一趟艰难的旅程，从银行开户、交易管理、筹集资金，乃至其他财务相关事宜，你必须从一开始就做到井然有序。开通正确类型的银行账户，确定每款产品的营收能力，有助于企业将来的成功。

编译：Zhang Jialei