8款任务管理应用推荐，团队高效协作必备神器
对于许多小企业主来说，获得新客户或合同是一件令人兴奋的事情，但往往会忽视随之而来的挑战——项目管理。此时，任务管理应用软件便派上用场。使用任务管理应用可以创建任务、分配工作、设置截止日期，以及监控项目进展。下文列出了8款值得推荐的任务管理应用，以及选择为企业选择适合的任务管理应用的方法。
Table of contents
什么是任务管理应用？
任务管理应用程序是帮助个人和团队高效、及时完成目标和任务的组织工具。虽然每款任务管理工具的功能各不相同，但基本都有日程安排功能和跨设备同步的功能，对于提升工作效率十分有利。有的应用免费，或者提供免费版本，而有的则需要付费，费用则根据账户类型和用户数量的不同而有所差异。
8款最佳任务管理应用程序
企业在选择适合自身业务的任务管理应用时，要考虑业务的性质、团队规模和预算。以下是八款是适合多种使用场景的任务管理工具。
1. Trello
Trello最适合预算有限且任务组合相对简单的初创公司。其主要功能包括直观的任务创建工作流程、拖放项目卡片以及在每个任务上留下评论。
- 优点：Trello专注于提供可易于理解和管理的界面和功能设计，其看板（Kanban）设计有卡片、列和泳道（一种水平分隔的区域，可以用来区分不同类型的任务或项目），同时会限制每个列中可以同时进行的任务数量。
- 缺点：Trello的用户界面简单，同时跟踪多个项目比较困难。
- 费用：订阅费用为每位用户每月5美元（约35元人民币）起。Trello还提供一个功能有限的免费版本，可添加的团队成员数量不限。
2. Todoist
Todoist适合需要经济实惠的任务管理解决方案的个人或小团队。其多种查看选项包括列表、日历和看板。智能日程工具会对一天中最佳的任务处理时间给出建议，而甘特图则以图形方式展示任务依赖关系。
- 优点：Todoist以其视觉流畅的界面、协作工具和功能丰富的免费版本而广受欢迎。
- 缺点：该应用不提供时间跟踪功能，对于涉及预算和客户访问的全面项目管理可能功能有限。
- 费用：订阅费用为每位用户每月4美元（约28元人民币）起，你也可以选择免费版本。
3. Airtable
喜欢共享电子表格外观和感觉且资金充足的项目团队可能会喜欢Airtable。这款应用的后端类似于Microsoft Excel和Google Sheets。然而，Airtable提供多种数据查看方式，例如日历或看板，你可以创建“界面”，并自定义工作流程。
- 优点：Airtable的功能丰富，且视觉设计灵活，外观与Excel相似。这款应用有多种项目视图，包括甘特图和项目时间线。图形丰富多样，且能以易于理解的方式呈现团队数据。
- 缺点：Airtable的价格相对较高。对于五人或以下的团队，免费版本的功能基本够用。
- 费用：价格为每位用户每月10美元（约70元人民币）起。对于个人或小团队，免费版本可能已足够。
4. Asana
Asana提供角色分配（如经理、程序员或客户联络人）、预算和日程安排的工具，其多种项目视图受到各类用户欢迎。
- 优点：Asana平台可以容纳任何规模的团队，从个体经营者到大型公司。视图选项多样，包括甘特图和时间线。该软件可以轻松与Slack、Google Drive和Microsoft Teams集成。
- 缺点：与许多竞争对手相比，Asana的价格较高。其以任务为导向的界面可能不适合所有项目或团队。
- 费用：订阅费用从每位用户每月10.99美元（约77元人民币）起。Asana还为小团队提供了免费版本。
5. Basecamp
Basecamp适合对任务依赖性较高（如对图形团队交付成果高度依赖的网站设计项目）的团队，以及客户十分活跃、希望访问项目进展的团队。
- 优点：Basecamp所提供的部分任务管理工具最具团队导向。用户界面以团队为中心，包括Basecamp独有的山丘图、自动签到、角色分配、预算工具和多种项目视图功能。应用还提供了客户访问视图，增强了项目透明度。
- 缺点：Basecamp价格比较高，丰富的功能对于单人操作或小团队来说可能并非必要。
- 费用：每月89美元（约630元人民币）起，适用于10人团队。还有针对教育工作者和学生的免费计划，但不适用于商业用户。Basecamp提供30天的免费试用。
6. ClickUp
ClickUp的功能多样，且非常强大，是中大型团队在任务管理解决方案中的理想选择。
- 优点：在可用选项数量方面，ClickUp几乎无可匹敌。其功能亮点包括可自定义的任务、文件夹式组织、50多种自动化选项（涵盖从日程安排到角色分配）、1,000多种软件集成、实时项目报告、时间管理和预算工具。
- 缺点：该应用功能众多，对于无法投入太多时间对任务管理应用进行编程的单人创业者或小团队来说，可能会显得过于复杂。
- 费用：每位用户每月5美元（约35元人民币）起。ClickUp也提供免费版本，但其免费版本与竞争对手相比功能比较有限。
7. Google Tasks
Google Tasks虽然功能有限，但是免费的，适合预算紧张的个体经营者，或想在已使用的工具中内置任务提醒的谷歌重度用户。
- 优点：现有的Google Workspace产品（包括Gmail、Google日历和Google Drive）完全集成，调度非常直观，并为持续任务提供重复提醒，还有独立的移动端应用。
- 缺点：该工具功能有限，仅可供单个用户使用。Google Tasks并不适合多用户项目团队。
- 费用：免费。
8. TickTick
TickTick有众多时间管理工具、智能列表和筛选器、多种日历视图和番茄钟计时器，适合个体经营者，或者是需要强大任务管理解决方案的个人。
- 优点：TickTick结合了任务管理应用和生产力应用的特点，可能会吸引那些善于使用番茄工作法（将工作分解为间隔，传统上是25分钟长）或GTD（GTD，即“搞定事情”）方法的人，GTD方法是指将每个任务记录下来，并将这些任务转化为具有明确时间限制的工作项目。
- 缺点：TickTick适合个人任务管理，而非团队协作，可以将其视为Google Tasks的增强版。
- 费用：免费，高级版本为每年28美元（约196元人民币）。
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如何选择适合的任务管理应用
选择合适的任务管理工具取决于五个关键考虑因素：
1. 团队规模
个体小企业主需要一个专注于个人生产力的任务管理工具，而集成团队则需要专为协作设计的工具。
2. 预算
一般来说，功能强大的任务管理应用的价格较高。大多数应用根据用户数量收费，因此，团队规模也会影响预算。
3. 任务依赖关系
如果你的工作对任务具有高度依赖性，即一个任务无法在前一个任务完成之前执行。如果是这样，就需要寻找专为任务具备高度依赖性的项目而设计的任务管理解决方案。
4. 客户参与
如果你的客户希望随时跟踪团队的进展，则需要选择具有客户查看模式的任务管理应用。
5. 你希望与任务管理应用的关系
你希望选择一个设置和管理都非常简单的任务管理解决方案吗？还是希望选择一个功能强大，但可能需要进行更多编程和维护的工具？多数情况下，你必须在工具的简单性和整体功能之间做出选择。
任务管理应用的9个功能
任务管理应用可以通过以下九种方式帮助你更好地管理项目：
1. 生成和组织任务
此功能可以帮助你确定项目所需的任务，并按团队或部门进行组织。
2. 将任务分配给团队成员
此功能可以帮助你将具体任务指派给最适合完成它们的人或团队。
3. 根据项目需求优先排序任务
你可以指定重要任务，并提升该任务在某人待办事项列表中的优先级。
4. 从开始到完成管理任务
许多应用具有任务管理功能，可以让你跟踪工作流程。例如，你可以查看市场总监是否已批准某个活动的预算，然后再检查市场团队的其他成员是否已使用这些资金正式启动该活动。
5. 安排重复任务
任务管理解决方案可以自动安排定期发生的任务。
6. 跟踪项目工时
有的任务管理应用会提供时间跟踪工具，通常包含在其高级功能中，如与其他平台的无缝集成和实时通知。这些工具可以让管理者和员工跟踪在项目上花费的时间。
7. 发送截止日期通知
任务管理应用可以在流程的任何阶段提醒员工注意截止日期。
8. 揭示任务依赖关系
任务依赖关系是指一个任务的执行依赖于另一个任务的完成（例如，采购在预算确定之前无法开始）。任务管理应用可以通过链接相关任务来帮助你管理依赖任务，让整个团队能够全面了解完成任务所需的各个阶段。
9. 授予客户访问权限
在某些情况下，你可能希望将客户纳入任务管理过程中。有的任务管理应用会为客户提供更新和仅查看权限，同时仍让项目管理团队引导实际的工作。
任务管理应用的4个好处
任务管理应用可以帮助各类企业（从国际公司到个体经营者）经营自己的电商商店。企业主从这些任务管理工具中获益颇多，包括：
1. 提高生产力
最佳的任务管理应用可以帮助你安排任务，并根据团队的独特需求进行定制。跟进提醒同样是自动化的，让项目经理能够专注于其他议程项目，从而提高生产力。
2. 促进协作
任务管理应用可以让多个员工在同一个项目上合作。员工可以确认各个任务的进展或完成情况，从而避免重复工作。
3. 增加透明度
任务管理应用能够让所有利益相关者看到特定任务或整体项目的状态，并了解何时可能完成。
4. 便捷性
许多任务管理工具提供项目模板，让创建、分配和安排任务变得简单。此外，由于这些应用将数据存储于云中，用户可以从任何地方登录（包括桌面和移动设备）查看或更新任务状态。
任务管理应用——常见问题
任务管理应用如何提高生产力？
任务管理应用的以下功能让生产力得以提高：
- 发送提醒
- 让团队沟通任务状态
- 展示团队进展的图形
- 与Google Drive和Slack等其他工作软件集成
- 提供时间跟踪工具
可以将任务管理应用用于个人和专业目的吗？
是的，你可以将同一任务管理应用用于个人任务和专业工作。你还可以选择使用像Google Tasks或TickTick这样相对简单的任务管理应用来处理个人待办事项，并使用如ClickUp或Asana等功能更丰富的工具来处理专业工作。
值得在任务管理应用上花钱吗？
任务管理软件可以改善沟通和时间管理，对于有相互关联的任务中大型团队而言，物有所值。对于个体创业者和小团队，Trello和Todoist应用的免费计划完全可以满足其日常的任务管理需求。
哪个任务管理应用最适合团队协作？
有的任务管理应用专门为团队协作设计，包括Basecamp、Asana、Airtable、monday.com、ClickUp和Jira。