如何创建收据？

在国际购物的环境中，当顾客购买商品或退货时，销售收据可以作为购买的凭证，并有利于准确记录库存。在报税时，商业支出收据则记录了所申报的费用。

无论是哪种类型的收据，在维护准确记录和跟踪业务方面都发挥着十分重要的作用。

本文是关于收据的所有信息，其中包括了在商店中进行收据创建的流程。

什么是收据？

收据是商业交易的纸质或电子记录，也被称为购买凭证。收据证明顾客已支付商品或服务的费用，显示费用金额，并确认商家已交付产品，还可能有其他收据细节，如交易的日期和时间以及支付方式。

在美国，虽然联邦法律并不要求商家向顾客提供商品或服务的收据，但有的州可能要求商家记录每笔销售中所收取的地方税款。

收据的重要性

零售收据作为交易记录，帮助商家了解业务的销售量。所选择的销售点（POS）系统将决定你是否能够向顾客提供纸质和电子收据。

收据的重要性体现在多个方面：

• 退货和换货。收据使得退货或换货变得更加简单。如果购买产品的顾客想要退货退款，却因为没有收据被拒绝，商家可能就会失去这位顾客。许多积极的购物体验都依赖于这一基本的做法和程序。
• 销售跟踪。收据跟踪顾客最常购买的产品或服务。商家可以利用这些数据来调整产品线，从而更好地满足目标市场的需求。
• 购物篮大小。购物篮大小是指销售的特定产品的数量。商家可以根据这些数据来评估哪些产品产生了最多的收入，然后在市场营销活动中加大对那些产品的投入力度。
• 记账。收据可以用来记录商业销售和收入，对损益表的编制很有用。
• 商业税务。如果税务局要审计业务，就会希望查看交易收据。发给顾客的收据副本证明了业务在何时赚取了多少收入。收据还记录了顾客在交易中支付的销售税，因为除了五个美国州（阿拉斯加、特拉华州、蒙大拿州、新罕布什尔州和俄勒冈州）外，其他州都有地方销售税。收据应单独列出顾客所支付的税款。

收据模板应包含哪些内容

在标准销售收据模板中，应该具备以下信息：

• 公司信息。公司名称、地址、电话号码和电子邮件地址等联系信息。
• 购买信息。购买信息应描述产品或服务的内容、相关的库存单位（SKU）以及购买的数量。
• 支付信息。收据应列出价格总额、购买应付金额和顾客的支付方式。
• 购买日期信息。包括购买日期、时间，有时还包括收银员的姓名（或员工编号）。
• 收据编号。收据编号是每次购买行为的唯一标识符。有些商家希望他们的收据编号在一定的时间范围内（如一个工作日或一周）是连续的。
• 恰当的文字。任何收据上都应清晰印有“收据（Receipt）”字样，以避免与其他类型的销售文件（如提单或发票）混淆。定制收据的底部也可以包含商家的退货政策。

商家必须截断信用卡信息，确保收据上不显示完整的信用卡号码。信用卡和借记卡的到期日期也必须隐藏。这些顾客信息是敏感的，必须小心处理，防止网络欺诈。

在美国，不同的州可能会有不同的法规和条款，包括每笔销售中销售税的呈现方式。商家要检查业务所在州的税率和商品免税规则，了解它们对你业务的影响。

如何创建电子收据

1. 选择电子收据模板
2. 添加销售信息
3. 将收据提供给顾客

电子收据是通过电子邮件或短信发送的购买凭证。零售商使用电子收据，因为它们比纸质收据更方便（纸质收据常常会丢失）。电子收据能让商家收集顾客数据（电子邮件或手机号码），用于未来的再营销。

1. 选择电子收据模板

无论使用免费的在线收据生成器还是自己制作模板，将商业信息添加到已有的模板中可以节省时间。

免费的收据生成器是一种简单且经济高效的方式，可以快速轻松地发放收据。此外，如果你有很多SKU，业可以节省时间。使用Microsoft Word、Microsoft Excel和Canva可画等软件可以免费获取自定义的现金收据模板。

或者，如果你是Shopify商家，可以在Shopify管理后台的“销售渠道（Sales channels）”选项卡下选择“销售点（Point of sale）”，进行电子收据模板的自定义。点击“收据自定义（Receipt customization）”，使用设计功能添加自己的徽标、修改标题并添加额外的订单信息。

2. 添加销售信息

在销售时，向收据中添加可变化的细节，如应付总额、销售的商品数量、SKU和信用卡或借记卡信息。为了方便记录，最好包括收据编号，有助于跟踪销售。Shopify POS可以自动添加这些信息。

3. 将收据提供给顾客

商家必须向顾客提供电子收据的副本，除非顾客拒绝。最好的方法是通过电子邮件或短信发送电子收据，Shopify商家可以直接通过Shopify POS系统完成。

💡小贴士：电子收据可以让商家在结账时轻松地获取顾客的电子邮件。Shopify可以将这些数据与Shop Pay账户匹配，让商家获取更多的顾客信息，从而在多个渠道上提供一致且个性化的体验。

珠宝品牌Little Words Project利用Shopify POS的这一功能，让店内电子邮件获取率平均提升超过20%。它还在其所有门店中，将带有客户电子邮件地址的 POS 订单比例以及营销订阅率提高了33%

“在结账时获取电子邮件的方式，让我们看到了很长一段时间以来最高的电子邮件获取率，”商店主管马丁·霍根（Martin Hogan）说。“我们现在能够在顾客数据以及线下和线上购物之间建立联系。借助Shopify，我们终于可以创建一个真正流畅和个性化的全渠道体验。”

如何制作纸质收据

1. 选择收据打印机
2. 将打印机与POS配对
3. 创建顾客订单
4. 生成收据

更喜欢发放纸质收据？每个POS设备在创建收据时的方法可能略有不同，但基本步骤是相似的。下文将以Shopify POS应用程序为例，说明在实体店创建纸质收据的步骤。

1. 选择收据打印机

创建收据的第一步是找到与你的POS兼容的打印机。主要有三种打印方式可供选择：

• 普通纸和墨水
• 复写纸和压力
• 热敏纸和热量

POS供应商通常会提供与结账系统兼容的打印机，而自己寻找兼容的打印机可能会非常麻烦。例如，Shopify POS硬件商店立就提供了各种具有不同连接选项的打印机，可以无缝集成到Shopify POS中。

2. 将打印机与POS配对

Shopify POS可以让Shopify会员无缝创建自定义打印收据。客户购买后，商家可以通过短信或电子邮件发送收据。

首先，将打印机接上电源。根据所选择的打印机类型，可以通过局域网、Wi-Fi或蓝牙将其连接到POS。

连接后：

1. 在Shopify POS应用中，转到“主页（Home）”，然后选择“设置（Settings）”
2. 选择“管理连接的硬件（Manage Connected Hardware）”
3. 从选项中选择“收据打印机（Receipt printer）”
4. 点击屏幕提示连接硬件
5. 点击“测试收据（Test Receipt）”，验证打印机和POS是否成功配对
6. 点击“完成（Done）”，然后就可以在收据打印机下看到你的打印机。

3. 创建顾客订单

登录Shopify POS后，就可以看到主页屏幕。该布局称为智能网格—一个控制面板，不需要过多点击就能完成常见的POS任务。

将产品添加到顾客的订单有多种方法：

• 使用顶部的搜索栏按名称搜索。
• 点击底部的产品，选择已添加到系统中的产品列表。
• 使用集成的条形码扫描仪。

添加完顾客订单中的所有商品后，点击“结账（Checkout）”。选择支付方式，并按照提示完成销售。

💡小贴士：由于Shopify自动统一了POS和电商系统，因此，无需浪费时间将数据（包括产品名称、价格、折扣和税费）导入POS系统。所有操作都是自动进行的，任何调整都会实时更新。

4. 生成收据

销售完成后，就会在ShopifyPOS设备上看到“支付成功（Payment successful）”的屏幕提示。在这里，你可以选择打印、发送短信、电子邮件或向顾客提供礼品收据。

如果店内顾客想要电子收据，这是一个收集他们电子邮件或电话号码的好机会。Shopify将使用这些一手数据创建统一的顾客档案，并将未来会搜集到的信息存储在每位顾客独特的档案中，包括忠诚积分、下的订单或打开的电子邮件。

Shopify POS还可以自动打印纸质收据。这样，在繁忙的商店业务中，你无需在每次销售后选择收据选项。首先，确保你的打印机已打开并连接到Shopify POS，然后在Shopify POS应用中：

1. 转到“主页（Home）”
2. 选择“设置（Settings）”和“打印收据（Printed receipts）”
3. 激活“自动打印收据（Automatically print receipts）”

使用Shopify POS自动创建收据

作为零售商，强烈建议你保留所有收据的副本。没有它们，你将无法准确记录业务的利润和损失。如果税务局对你的业务进行调查，你的收据可以显示你销售了什么，以及何时销售。

收据创建流程不再是一个手动过程，不会增加客户结账的时间。从创建收据到用电子邮件发送，或者打印纸质收据，Shopify POS可以将这一切自动化。