ERP集成：含义和运作方式

ERP（企业资源规划）是电商品牌取得成功秘密武器。

ERP指的是连接所有业务流程的软件和系统，包括财务、制造、供应链、销售、采购等。基本上，ERP将这些流程集成整合为一个系统。

ERP系统不能直接使用，需要与企业的结构和目标进行集成。这个系统把财务、物流和人力资源等部门的数据汇集在一起，支持企业的规划和运营。

对于大规模的电商企业来说，拥有一个集中式的ERP系统至关重要，而系统的集成方式会直接影响业务的成败。在本指南中，你将深入了解ERP集成的基础知识，以及构建自己的ERP系统的方法。

什么是ERP集成？

ERP集成是将企业资源规划系统与其他软件应用、数据库或外部系统连接的过程。ERP集成可以实现不同业务功能之间的数据流动、同步和自动化，从而提高了组织内部的效率、可视性和决策能力。

简单来说，这是一种自动化业务流程并提高企业生产力的方法。

大约有73%的公司认为，打破数据孤岛，促进更好的内部沟通与协作非常重要。ERP集成可以让企业中创建一个统一的真实数据源，这样，相关信息就可以快速、轻松地在各部门之间共享。

最常见的集成方法包括：

• 自定义集成，指企业自行构建核心集成。程序员可以将软件的API代码与他们希望集成的ERP系统进行匹配。这需要技术资源，并且很耗时。
• 供应商构建或原生集成，指开箱即用的集成，可以连接特定的应用程序。例如，许多工具可以直接与Shopify连接，涵盖了常见的业务场景，通常不需要额外支付订阅费用。
• 集成平台即服务（iPaaS），这是一种基于云的解决方案，用于构建和部署集成。通过iPaaS，组织可以创建连接云应用的工作流，并在不安装或管理硬件的情况下进行部署。

电商企业可以使用ERP将订单接受到履行（发货）的过程自动化。例如，如果你将NetSuite与Shopify商店整合，就可以在结账时自动将订单和客户数据从Shopify导入NetSuite。你还可以使用连接工具将信息推送给第三方物流（3PL）合作伙伴。

这可以帮助企业更快地完成订单，提高网站订单的当日履行率。想象一下，每月能节省多少工时！

如果没有ERP集成，公司将不得不手动更新其ERP系统和电商应用中的库存数量。随着销售量的增加和库存的扩展，低效的手动操作流程无法随之扩展。

这就是ERP集成的魅力。无论你是B2B、B2C还是DTC的商业模式，随着业务的增长，运营的复杂性也会增加。你最终的需求，孤立的解决方案无法满足。

电商业务的其他方面，如库存管理、采购与供应链、客户关系管理（CRM）、订单履行以及销售和支付信息也会整合到ERP中。如果采取孤立或分散的方式，企业内部将会出现不一致。

ERP集成的好处

• 升级旧系统
• 集中数据
• 自动化流程
• 更好的客户体验

想象一下，商业活动就像一台正在运转的汽车引擎。能够在引擎运转时查看其内部的情况，可以判断是否该维护，或者是否再行驶1000英里才需要换油。

ERP集成帮助你全面了解企业及其所有运行的应用程序，实时跟踪关键绩效指标，确保数据完整性，等等。

以下是ERP集成的一些主要好处。

升级旧系统

在当今竞争激烈的商业环境中，各个组织机构发现他们别无选择，只能添加现代的ERP系统。

多年前购买的软件可能不再支持公司的商业模式，还可能阻碍创新。事实上，94%的受访组织表示，及时创新很重要，而ERP对此有所帮助。

一个电商品牌可能会走向全球或需要更多内部流程，这就可能让旧的系统变得无效。

如果企业想获得竞争优势，他们需要实时数据洞察信息。这些洞察对于改善客户体验或优化供应链至关重要。

例如，如果你用旧的系统管理库存，则可能无法与其他系统集成。这可能会让订单的确认和安排变得困难，因为你不知道是否有足够的库存可供订购。进而就导致供应链问题，因为买家并不总能及时地重新订购库存，等等。

现代ERP集成很先进，可以提供分析，帮助你优化库存管理，可以确保不缺货，以此来改善客户体验。许多ERP供应商每年还会进行多次更新，因此，你的系统会持续升级，业务也会有相应的改善。

集中数据

ERP集成让企业得以集中数据，并改善了整个业务的沟通。这个集成系统可以帮助企业创建一个中央枢纽，所有部门都可以访问实时数据，并在不断变化的环境中采用灵活、敏捷的解决方案。

如果没有ERP系统，每个部门都有自己的记录和数据库。团队可以上传数据，创建报告，并在不同组之间共享。但如果存在重复数据，他们需要确认数据完整性，这会给每个人带来更多的工作和麻烦。就得系统通常使用“守门人”来共享信息，但他们很快就会因信息请求而不堪重负。

拥有大量数据还不够，还要确保数据准确且可以访问、分析和据此采取行动。ERP集成帮助你建立符合道德标准的安全框架，方便企业管理和使用数据。

自动化流程

对于每分钟需要处理大量数据的组织而言，ERP集成让他们的工作变得更简单。目前，67%的组织将易用性视为选择商业平台的一大重要因素，而ERP有助于实现这一点。

这些集成促进了系统和应用之间的双向数据交换，消除了代价昂贵的人为错误。自动化可以在多个节点中使用，简化了业务流程。

在智能的ERP系统中，以下活动都可以在系统之间传递：

• 订单信息
• 客户数据
• 运输细节
• 会计系统
• 产品和价格信息
• 库存数量
• 采购订单

ERP可以弥合业务和功能孤岛，而自动化则有助于规模化创新。当与人工智能和云等技术结合时，ERP可以为改善业务流程提供无限的可能性。

更好的客户体验

一段时间以来，卓越的个性化客户体验经成为焦点。74%的公司从整体上增加了客户体验的支出。

然而，仅在一个渠道上满足客户的独特需求并不足以维持竞争优势。企业需要理解并创造整体的全渠道客户体验。

ERP集成可以帮助企业深入了解客户的偏好和兴趣。例如，拥有电商ERP集成的公司可以获取所有正确的工具，能够更快地进入市场并改善客户体验。

企业如何使用ERP集成进行客户互动，将决定品牌在未来几年的成败。那些利用ERP系统进行智能客户互动的企业将会取得成功。

ERP集成的类型

• 电商
• 客户关系管理（CRM）
• 商业智能（BI）
• 人力资源
• 项目管理

所选择的ERP集成类型取决于所拥有的IT资源和特定业务需求。

电商

电商集成是将电商系统（如Shopify）与基于云的ERP解决方案连接在一起，共同扩展电商商店的功能，并为客户创造更好的购物体验。

电商ERP集成可以追踪潜在客户、客户、订单、运输时间、税收和客户支持等数据。集成的目的是让管理商店的每个人都能访问数据。

主要有以下好处：

• 所有部门都能获得准确、相关的前端数据
• 前端和后端的实时库存数量
• 动态的、针对特定客户的定价选项
• 财务审计自动化

有几种方法可以将ERP与电商平台集成在一起：

• 使用电商解决方案的API自行定制系统，但需要自行管理。
• 使用第三方的开箱即用解决方案。如果需要任何定制，就需要为此付费，并依赖另一个团队来完成。
• 在电商平台中使用原生集成的ERP系统。平台原本就自带的ERP，如Shopify-NetSuite，是最灵活的选择。ERP公司会创建一个直接集成到电商平台的原生接口。这种集成足够灵活，能够满足企业的需求，并且能够适应市场变化。

为了提高效率和节省成本，电商品牌还可以与不同的平台集成，例如：

• 产品生命周期管理
• 供应链管理
• 仓库管理系统

客户关系管理（CRM）

每个电商公司都需要一种标准化的方式来管理潜在客户和现有客户。CRM系统可以管理客户数据，如购买和联系信息，销售和市场团队可以使用这些数据。企业利用这些数据可以更好地洞察客户，并在与客户互动时做出明智的决策。

例如，Salesforce和Oracle的NetSuite（一个ERP和CRM整合）可以相互传递数据，为企业提供360度的客户视图。企业可以拥有一切所需的数据，包括销售、客户支持、市场和客户信息。有了这些数据，企业就可以轻松地打造完善客户关系的体验。

商业智能（BI）

商业智能软件旨在检索、分析和报告数据。BI软件对于正在进行数字化转型的公司至关重要，因为它可以轻松地汇编数据并将其可视化，使利益相关者能够发现新见解，并采取行动来增强企业的盈利能力。

在某些情况下，BI功能可能内置于ERP系统中。但通常，这种功能对于每天接收大量数据的组织来说并不够强大。

当公司将第三方BI系统与集成的ERP连接时，任何得到授权员工就能轻松访问这些见解。他们还可以获得高级报告，帮助企业充分利用每一条接收到的数据。

人力资源

没有哪个部门的后端任务比人力资源更多。在薪资、招聘、评估和工作邀请之间，人力资源数据的管理可能很快就会变得不堪重负。错误处理敏感的人力资源数据不仅成本高昂，还对企业的安全构成威胁。

ERP中的人力资源模块可以用来管理人力资源部门的流程，还能将其数字化和自动化。其中的好处包括：

• 安全存储和管理员工的基本数据
• 简化薪资和补偿管理
• 改善时间和出勤管理
• 更好的员工培训和发展

企业还可以利用其ERP人力资源模块进行创新。他们可以发送工作场所调查来评估员工满意度，配置自动报告，并轻松实施和理解整个组织的绩效评估。

项目管理

与BI软件类似，有的ERP系统可能包括项目管理解决方案。然而，许多开始构建ERP系统的公司已经使用更复杂的项目管理软件。在ERP中查看项目状态有几个好处：

• 确定项目成本。
• 查看项目更新和流程。
• 判断项目方法是否有效。
• 与人力资源和薪资部门协作。

当你在ERP中创建项目管理模块时，任何人都可以看到谁在做什么以及何时交付。理解这些工作流程可以增强各部门的责任感，并帮助公司在小的项目问题变成大问题之前解决它们。

如何将ERP与现有软件操作集成

在电商中，“集成”一词有很多含义。任何两个具有良好应用程序接口（API）的系统应该都能够相互通信或集成。通常，当有人提到集成时，他们指的是预构建的连接器。这些连接根据主机软件的不同而有不同的名称，例如，Shopify称之为应用程序。

一种越来越流行的集成策略被称为“集成平台即服务（iPaaS）”。这是一种基于云的集成方法，使应用程序能够更快、更轻松地同步。它不需要编码，可以将ERP系统连接到SaaS产品。

许多这些应用程序或预构建连接器存在于iPaaS平台上。这些工具开箱即用时，已经设计好可以启动一个集成，并且完成了50%到90%的工作。通常需要开发人员或集成合作伙伴进行一些调整来完成集成。

要使用iPaaS集成器将ERP与系统集成，你需要：

• 配置你的ERP和其他计划集成的系统的API令牌。
• 创建定义ERP与其他应用程序之间交互的流程，包括集成如何传输数据以及如何执行CRUD操作。
• 配置连接系统中的管道连接。
• 设置映射和修改器。例如，你可以将新客户添加到CRM中的特定联系人中。然后将标签同步至电子邮件营销软件来启动欢迎活动。
• 设置同步计划和频率。如果你想要实时同步，你需要确保ERP系统和其他应用程序之间自动发送新数据。

Shopify的集成合作伙伴被称为“iPaaS合作伙伴”。原因在于，许多预构建的连接器托管在合作伙伴的服务或选择的云中。大多数iPaaS服务提供映射和转换功能，以加速集成流程和业务规则的开发，这些规则用于定义系统之间的交互。

Shopify可以与顶级ERP软件集成，包括：

• NetSuite
• Acumatic
• Brightpearl
• Microsoft

例如，Shopify商店可以安装NetSuite ERP Shopify应用，并将数据传输到NetSuite。然后，NetSuite实施团队或NetSuite认证合作伙伴可以为NetSuite实施添加定制。

ERP系统集成最佳实践

• 制定集成计划
• 向员工、合作伙伴和供应商告知变更
• 实施良好的数据管理

无论这是进行首次ERP集成，还已经进行了第十五次，请记住以下最佳实践。

制定集成计划

在考虑集成ERP之前，与团队制定一个计划。让一个了解你商业目标和内部流程的人负责该项目。与利益相关者合作，为可能出现的障碍做准备。

在制定计划时，考虑：

• 你为什么想将商店与ERP系统整合
• 你希望将什么信息从商店发送到ERP
• 你希望将什么信息从ERP发送到商店
• 你的库存数据中存在哪些空白
• 还有哪些系统需要集成，如仓库管理或3PL，以及集成将如何进行。

提前规划有助于集成的顺利实施，降低失败的概率。

向员工、合作伙伴和供应商告知变更

使用旧系统的企业在集成ERP时可能会遇到一些变更和抵制。商业流程、角色和其他对公司运作至关重要的事物可能会受到影响，因此，要预期任何组织变更可能带来的反对或障碍。

即使是那些使用更新的基于云的ERP系统（例如NetSuite）的组织，也可能会发现，他们的流程和日常工作需要进行一些调整。他们可能会发现，当前的流程需要适应电商整合和特定的工作流程。整个集成项目中的沟通至关重要。

如果未能妥善告知仓储和物流人员，可能会导致在订单开始从电商平台进入ERP系统时出现混乱，因为该团队未参与有关集成和订单履行的讨论。客户服务可能会受到影响，因为期望和新流程（集成后）在整个组织中未能保持一致。

实施良好的数据管理

良好的数据管理是ERP集成的基础。拥有清晰、可靠的数据可以为你的业务流程提供强有力的洞察，并最终影响企业利润。你需要定期：

• 清理数据并规范格式
• 验证数据以确保准确性
• 审查谁可以访问数据及其原因
• 消除不良或重复数据

良好的数据管理将减少集成过程中的延误，让过渡更加顺利。

ERP集成常见的挑战与风险

回顾一下，ERP系统的目的是什么？将业务流程自动化，提高工作的效率，正确！

28%的受访公司通过将SaaS商业平台深度集成到他们的业务中，已经获得了显著的好处和效率。

但将ERP与其他企业系统集成并不总是容易的。以下是一些集成ERP时常见的挑战。

超出预算

ERP实施的成本可能是最初预算的三到四倍。但别担心：收益远大于成本。

最佳的ERP合作伙伴是为企业创建良好ERP系统的关键。他们将提供一系列服务来覆盖集成和实施，设定明确的目标，并为你的公司建立合适的系统。

不安全的连接

ERP系统是存放关键商业信息的地方，这些信息包括敏感的客户数据和专有情报，必须不惜一切代价保护它们。

通过ERP整合增加系统的复杂性会增加不安全连接的可能性，这使得你的组织在网络黑客针对ERP软件的攻击中面临更高的威胁。

复杂性

实施ERP系统所需时间往往比预期的更长。失败通常是由于沟通不畅和规划不当造成的。

企业通常需要克服：

• 企业内部抵制使用新系统
• 软件集成问题
• 数据质量差

为了正确使用系统，人们需要接受培训，此时，在内部采用系统和赋能至关重要。如果没有内部支持者或适当的工作流程文档，实施可能在上线后失败。为了保持学习系统的动力，他们还需要理解为什么他们的流程会发生变化。

为了确保整个过程顺利进行，就需要充分理解企业自身的需求，以及有明确的ERP集成计划。

Shopify如何助力ERP集成

显然，ERP集成是电商业务陈工的基础。这就是为什么，72%的公司已在其业务运营中拥有完全集成的SaaS商业平台。

借助Shopify的全球ERP计划（Global ERP Program），你可以通过Shopify应用商店中的ERP合作伙伴，将你的ERP系统与你的Shopify店铺连接起来。

更重要的是，Shopify与Microsoft Dynamics 365 Business Central、Oracle NetSuite、Infor、Acumatica和Brightpearl合作，让ERP集成变得简单。

商店与ERP连接后，就可以：

• 实时访问准确的库存、产品、订单和客户数据。
• 实施自动化以提高运营效率。
• 避免耗时且昂贵的定制实施。
• 保证数据在Shopify管理后台和ERP之间无缝且安全地流动。

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