如何管理薪酬：步骤和技巧
如果你在美国开展零售业务，不知道如何管理薪酬？可以参考这篇指南。
薪酬是你在特定时间段内支付给员工的总工资，通常按周、每两周或每月支付。
然而，薪酬的管理不仅是向员工支付准确的工资，还需要：
- 收集员工数据
- 计算净工资
- 报告、扣缴和支付税款
- 遵守税务和劳动法
- 保持准确的记录
按时向员工支付薪酬对团队士气和员工留任至关重要。
对于任何零售店而言，薪酬管理都责任重大，而且可能是一项枯燥、耗时且压力大的工作。做好薪酬管理不仅可以保持员工满意度，还能确保企业税务合规。
本指南将带你了解工资单的创建，管理薪酬的技巧，以及每种薪酬管理系统的优缺点。
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在美国如何管理薪酬：7个步骤
1. 注册雇主识别号码（EIN）
作为企业主的你需要一个雇主识别号码（EIN）来雇佣和支付员工薪酬。EIN是独特的号码，相当于企业版的社会安全号码（社会安全号码是美国政府分配给个人的唯一识别号码，主要用于社会保障、税务和其他官方目的）。
EIN也被称为雇主税号或联邦税务识别号码，你将用它向税务局申报税款和其他相关信息。
在线申请是注册EIN最简单且最快的方法。在线会话会验证信息，企业主可以立即收到EIN。
另外，也可以将填写好的SS-4表格传真或邮寄到正确的号码或地址进行申请。传真可以在四个工作日内收到EIN，而邮寄则需四周。
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2. 收集员工的W-4表格
对于每位新雇佣的员工，你必须收集他们的W-4表格，也称为员工扣税证明。
每位员工必须在入职的第一天之前就提交W-4表格。然后，你根据雇员表格中的婚姻状况、抚养人、其他工作或收入以及扣除项来正确扣缴联邦所得税。
一定要让员工在表格上签字。如果没有签字，表格无效。
员工可以在其个人或财务状况变化时随时填写并重新提交新的W-4表格，而IRS（美国国税局）每年都会发布新的W-4。基于以上两个因素，你可以鼓励员工每年审查其W-4表格，确保信息准确性和税务合规。
3. 建立薪酬支付时间表
薪酬支付时间表指的是员工获得薪酬的频率。常见的薪酬支付时间表包括：
- 每周：每周一次（每年支付52次）
- 每两周：每两周一次（每年支付26次）
- 半月：每月两次（每年支付24次）
- 每月：每月一次（每年支付12次）
联邦法律并未对薪酬支付频率做出规定，但每个州都有关于最低支付频率的法律。
例如，在亚利桑那州，你必须在最多16天的间隔内支付员工（半月支付）薪酬，而俄勒冈州和北达科他州则要求至少每月支付一次。在定义薪酬支付时间表时，请确保了解所在州对薪酬支付频率的规定。
在选择最佳支付周期时，请考虑以下三个因素：
- 成本和时间：每周支付最贵，每月支付最便宜。
- 员工偏好：小时工偏好每周支付，许多员工偏好每两周支付（多数美国员工都按这个频率支付），而每月支付最不受欢迎。
- 薪酬和会计流程管理：每周支付的工作最困难，每两周支付可能会比较复杂，而半月和每月支付则简单易行。
4. 决定薪酬支付方式
在美国，员工薪酬支付的常见方式是直接存款或支票。你可以只向员工提供一种选择，或者让员工选择他们偏好的支付方式。无论如何，在招聘过程中必须向员工明确这一点，此外，还要确保你拥有向员工支付薪酬所必须信息，这样才能按时支付薪酬。
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5. 计算每个支付周期的总薪酬
总薪酬是扣除税款之前的收入。如果员工是固定薪酬，计算其总薪酬很简单，即将他们的年薪除以支付周期的数量，就能确定每次要支付的总薪酬数额。对于小时工，先计算他们在每个支付周期中工作的总小时数，然后再乘以他们的小时薪酬。
6. 扣缴和支付税款
你必须在每个支付周期中从员工的总薪酬中扣缴就业税。每位员工的扣缴金额取决于他们的收入和W-4表格中的信息。
这些税款包括联邦所得税预扣、社会保障税和医疗保险税。
你可以使用以下工具和资源来正确计算和扣缴税款：
- 所得税扣缴估算器（Income Tax Withholding Estimator）
- 第15号出版物（Publication 15 ），章节标题为“从员工薪酬中扣缴（Withholding From Employees’ Wages）”
- 扣缴表
你还可以鼓励员工使用税款扣缴估算器来理解自己的税款扣缴（以及净收入或实得薪酬）情况。
📚 了解更多：小企业报税指南
7. 提交税务表格并提交员工W-2表格
使用941表格来提交你的季度联邦税务申报。在这份表格中，你将申报从员工薪酬中扣缴的所得税、社会保障税或医疗保险税，以及雇主应缴纳的部分。
941表格会不断更新，因此在填写和提交表格之前，请始终参考IRS说明。
每年，你还需要向社会保障局提交员工的W-2表格，提交截止日期通常在前一年的1月底到期，而最准确的截止日期会在W-2中有所说明。社会保障局鼓励所有雇主提交电子版的W-2表格，因为这有助于提高速度和准确性。
请记得关注你所在州和地方的税务法规，从而能全面了解你在联邦税务之外的义务和相关截止日期。
管理薪酬的技巧
至此，你已经了解了管理薪酬的基本步骤，以下列出了一些薪酬管理的关键技巧，可以让这份工作变得更轻松：
1. 共享薪酬日历
薪酬日历是一个公开的、可共享的日历，列出了支付周期、支付日期、提交工时卡的截止日期、薪酬任务和假期。
薪酬日历可以帮助你的员工了解：
- 他们何时会收到薪酬
- 他们领取薪酬的周期
- 支付日期可能的延迟或变化（例如，由于公共假期）
- 提交工时卡的截止日期
不要默认你的员工会会知道这些日期。一项调查显示，不到一半的员工曾经让雇主为他们解释过薪酬，几乎同样多的员工不理解薪酬上的信息。
那么，薪酬日历与薪酬日期有什么不同呢？薪酬日历可以减少混淆（以及与员工之间反复询问信息的电子邮件往来）。
对于你来说，薪酬日历标明了需要完成的关键任务，如存入薪酬和提交税务表格，以便你每次都能按时支付员工。
“你的财务是否健康取决于你如何管理薪酬，”Rize Reviews的商业声誉顾问科特尼·齐格雷（Courtney Quigley）说。“使用薪酬日历来管理薪酬，这样，你就可以跟踪重要日期、假期和带薪休假。同时，你的员工也可以通过薪酬日历来确定相关截止日期和薪酬支付日。你可以与商店的主管和经理共享日历，这样，他们就可以与自己的团队分享，保持透明度。”
2. 保存薪酬记录
在雇佣员工时，你会为每位员工建立文件档案，包括：
- 一般信息：员工姓名、地址、社会安全号码、出生日期
- 税务表格：W-4、州W-4、其他扣缴表格
- 招聘前记录：求职申请、面试记录
- 时间和出勤记录：工时卡、总工作小时数（按日和周记录）、请假情况、剩余假期
- 薪酬记录：薪酬费率、每日/每周总收入、加班收入、奖金和佣金、福利和扣款、缴费情况（雇主和员工为社会保障、医疗保险、退休计划等支付的费用）、费用报销、加薪文件、支付周期、薪酬
联邦法律规定，薪酬记录需保存三年，薪酬税记录（如失业税）则需保存四年，而退休收入和401(k)计划详细信息等文件必须保存六年。
一定要详细了解你所在州关于薪酬记录保存的法律规定，因为有的州要求的保存时间可能比联邦法律更长。例如，纽约州要求保存薪酬记录六年。
你可以保留纸质薪酬记录，或将其电子版存储在设备上或薪酬软件中。在这两种情况下，需要确保员工和薪酬记录的安全，因为它们包含敏感的机密信息。
“组织管理是关键——保持薪酬记录的清晰有序至关重要，”Gusto的会计社区负责人威尔·洛佩兹（Will Lopez）说。
“每次运行薪酬时都有很多事情要做，包括正确获取员工扣缴费情况，同时根据IRS的要求按季度申报。将员工的I-9表格、W-2、W-4、州新雇佣表格以及所有已提交税务表格的副本存放在一个安全的地方，存放四年，同时，保存所有税款存款、时间表和薪酬的的日期和金额。不同州在记录保存方面有不同的要求，即使是对已离职的员工也是如此。因此，要关注所在州的相关要求，记录信息时要井井有条，同时还要定期维护。这样，不仅能让审计顺利进行，还能帮助你在问题出现之前发现问题。”
组织管理是关键——保持薪酬记录的清晰有序至关重要。
Gusto会计社区负责人威尔·洛佩兹（Will Lopez）
3. 随时了解税法
如果在薪酬管理上犯错误可能会让你面临数百甚至数千美元的罚款。你必须随时了解税法和要求，确保自己：
- 按时申报和支付税款
- 遵循联邦和州法律处理薪酬
- 正确计算和支付加班费
- 保持完整和准确的薪酬记录
在薪酬管理中，法律的不断更新是会面临到的一大挑战。另一个挑战是在业务拓展时确保遵守法律，例如，将业务拓展到不同的州，远程招聘员工，或者是同时雇佣全职员工和兼职人员。
要想及时了解税法的更新，可以定期查看IRS网站、所在州的税务网站（例如，加州的taxes.ca.gov和德克萨斯州的comptroller.texas.gov），以及税务中心（如德勤的税务中心）。
4. 指定薪酬管理人员
薪酬任务可能会超出你所能承受的范围，可能是因为你的公司员工从两名增加到20名，在更多地方开设了商店，或者是在现有基础上对现有的商店和已经服务的社区投入更多精力。
在上述情况下，薪酬管理工作会变得难以应对，且会让你感到压力重重。与其为此失眠，不如专门找一个人来专门管理薪酬。
如果你想要保持小企业的规模，但需要将薪酬任务从自己的工作中卸下，可以找公司里的某个员工来同时负责这件事，或者是雇佣兼职的自由职业者。
如果你想要扩大业务规模，需要更强大的薪酬管理支持，就可以雇佣一名全职薪酬管理人员或外部会计师，或者将这方面的工作外包给薪酬服务公司。他们会比你做得更好更快，而且，他们是专业人士，能够跟上薪酬法律法规更新的节奏。
“薪酬管理很复杂，这正是要组建自己薪酬团队的原因，”威尔说。“参与你薪酬管理流程的关键角色包括：a）你的薪酬管理服务商，b）会计师（或其他财务专业人士），c）人力资源业务合作伙伴。一旦你组建了这个强大的薪酬团队，就应该分工合作；每个人将负责流程的一部分，将薪酬管理的工作做好。”
参与你薪酬管理流程的关键角色包括你的薪酬管理服务商、会计师（或其他财务专业人士）以及人力资源业务合作伙伴。
Gusto会计社区负责人威尔·洛佩兹（Will Lopez）
5. 征求员工反馈
让你的薪酬管理成为双向沟通的渠道。不要假设你的员工完全理解薪酬的运作方式并对其感到满意，而要公开征求他们的反馈和问题。
你可以通过询问以下问题来引导员工反馈：
- 你对使用或提交工时卡有任何问题或担忧吗？
- 你想更好地理解你的薪酬吗？
- 你对薪酬支付时间表有什么建议吗？
- 薪酬日历是否清晰易懂？有没有缺少哪些内容？
公司的每个人都会受到薪酬的影响，因此，每个人都会希望参与其中。这样做可以帮助你改善薪酬管理工作。你可以利用问题和反馈创建内部文档和常见问题解答，用来解释你的薪酬流程及其重大意义。
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如何选择薪酬管理系统
你可以通过几种方式来管理员工的薪酬。然而，每种方式都有其优缺点，你可以选择最适合自己的方式。
1. 手动/自助薪酬
对于将商店作为副业经营且没有业务拓展计划的小店主而言，自助薪酬往往是首选的方式。
使用这种薪酬系统意味着，作为商店老板的你要：
- 手动收集所有文档
- 通过电话或在线申报税务
- 进行存款（将预扣的税款和其他相关费用存入指定的银行账户）
- 保存薪酬和雇佣记录
优点
- 成本效益高——你不需要为服务、工具或其他人支付薪酬。
- 对你的收入、现金流和薪酬支出有很大的控制和洞察。
缺点
- 耗时（小企业主在每个支付周期中需要在薪酬管理中花费多达五个小时），即使再雇佣一名员工，也会给你忙碌的行程增添额外的任务。
- 你可能会犯错误，如果没有及时发现，可能会面临重大罚款。
- 你有责任保持对最新税法和法规的了解。
手动薪酬可以是管理薪酬的一个很好的起点，但需要花费大量的时间和精力，才能确保自己的业务合规。
2. 薪酬软件
薪酬软件是一种简化和自动化薪酬管理的解决方案。
尽管你仍然负责管理输入工具的数据，按薪酬软件可以帮助你存储税务文件，提交和发送薪酬税，以及将薪酬存入员工账户等，你不必手动完成这些任务。
“自助管理适合小团队，但随着业务的发展，薪酬管理就会变得困难——不仅耗时，还增加了出错的可能性，”Sozy的首席执行官兼创始人拉奈·莫里特诺（Lanai Moliterno）说。
“这可能是危险的。使用薪酬软件可以将许多操作自动化，保护你的时间和业务免受诉讼和昂贵错误的影响。这是一项小额支出，从长远来看，不仅能节省时间，还能带来安心。”
使用薪酬软件可以将许多操作自动化，保护你的时间和业务免受诉讼和昂贵错误的影响。
Sozy首席执行官兼创始人拉奈·莫里特诺（Lanai Moliterno）
优点
- 你对数据、报告、文件、历史记录等有很大的控制和洞察。
- 由于是基于云的，所有设备都能轻松访问。
- 价格实惠，许多选项每月均低于40美元（约280元人民币）。
缺点
- 你仍然需要对错误负责。薪酬软件提供商并不承担提交和支付税款、支付员工薪酬或保存记录的责任。
- 学习使用薪酬管理软件可能需要耗费时间和精力。
像Gusto这样的薪酬软件会在支付薪酬的临近日期给出提醒，让你跟踪员工工时并批准休假申请，并通知你税法的新变化让你保持业务合规，以及处理福利扣款等。
对于使用Shopify POS的店主，Shopify应用商店中有许多应用可供选择，用来管理薪酬、排班和时间跟踪。
以下是一些热门的选项：
3. 雇佣会计师（内部或外部）
为了支持账目准备、财务跟踪和薪酬管理的工作，你可以雇佣全职的会计师，或者交给外部承包商来完成。
如果你雇佣全职员工，这个人可以手动管理薪酬或使用薪酬软件，这两种选择都可以。如果你雇佣外部会计师，他们就会根据自己的流程和设置来帮你完成薪酬管理的工作。
优点
- 为你节省时间和精力，因为你将从待办事项中卸下数十项任务和提醒。
- 你可以不需要时刻去了解法律的最新动态，也不需要自己处理薪酬，减少了很多压力。
- 你将有一个随时可以解答财务、税务、合规、记录保存等问题的联系人。
缺点
- 对你的文件和文档的控制较少。
- 费用较高，影响现金流，尤其是雇佣全职员工时。
如果你选择这个选项，请确保花足够的时间来寻找合适的人选。向其他商店主和企业家询问推荐，查阅评论，要求推荐人，并花时间确认此人是否符合你的需求。
4. 薪酬管理公司
薪酬服务或薪酬管理公司是一种将薪酬管理外包给专业团队的方式。这些专业的团队帮助你计算薪酬，提交税务声明，将款项存入员工账户，以及处理新雇佣员工等。
优点
- 你无需担心任何细节，因为有一个团队的人来帮你处理薪酬管理的每一个细节。
- 为快速增长和变化的企业提供强力支持，也能为远程招聘和/或在不同州和国家运营业务的企业提供帮助。。
缺点
- 成本较高。随着业务的增长和对薪酬及合规支持的需求增加，费用可能会变得更加昂贵。
虽然外部专业的团队可以服务于各种规模的企业，但鉴于其专业知识和团队的规模，这种方式更适合中型和大型商店。
小贴士：如果你正在寻找一种快速为员工创建薪酬支票的方法，可以尝试Shopify的工资单生成器。
正确管理薪酬：开始行动
以适合你的商店和你想象的未来的方式创建和管理薪酬。
使用Shopify POS，你可以全面了解你的收入，并管理所有商店的固定、变动和混合支出（既包含固定也包含变动的支出）——从库存到根据员工排版计算的劳动成本。只需在Shopify的应用商店中安装其中一个薪酬和团队管理应用，即可立即掌控你的薪酬、排班和劳动成本管理。
使用Shopify POS管理不断增长的零售团队
Shopify POS内置工具支持你的零售团队的成长。你可以添加无限的员工账户，并设置每一个账户的角色和权限，以便管理员工可以使用的功能和他们可以查看的信息。这些操作仅需几次简单的点击即可完成。
了解Shopify POS本文部分研究和内容来自Alexis Damen。
管理薪酬常见问题
如何管理薪酬？
薪酬管理主要是计算员工薪酬、扣缴税费和其他扣款、生成支票和直接存款，并进行税务申报和缴纳。为了管理薪酬，雇主应使用薪酬软件或将这部分工作外包给薪酬管理服务商。薪酬系统应与公司的会计系统完全整合，以便无缝数据传输。雇主还应随时了解薪酬相关的合规法规，包括税法和劳动标准。
管理薪酬难吗？
管理薪酬可能很耗时，且难度较大。如果能借助合适的工具和资源，薪酬的管理并不一定很难。自动化的薪酬系统、薪酬软件和专业薪酬服务团队都可以帮助你简化薪酬管理的任务。
小企业如何跟踪薪酬？
小企业通常通过使用会计或薪酬软件来跟踪薪酬。这些软件可以帮助小企业跟踪员工工时、计算薪酬、计算扣款和处理支付。小企业可能还需要使用外部的薪酬服务团队来帮忙处理税款的申报和扣缴。