美国小企业做账指南：13个技巧和最佳记账软件推荐（2025）

企业启动后，网店的会计工作也不能落下。虽然财务管理常常让人感到无趣，但它对电商企业的长期成功至关重要。

掌握小企业做账技巧，善用记账工具，可以帮助你跟踪网店的收支情况，准确计算税款并按时报税。而详细了解企业的财务状况有助于你做出明智的经营决策，从而提高网店利润。

本指南将全面介绍有关美国小企业做账的知识，推荐好用的记账软件，帮助你高效管理企业财务。

什么是小企业做账?

小企业做账是跟踪、衡量和解读企业财务状况，其中涉及记录交易详情、核对银行账单、管理工资和库存，以及处理税务事宜。

如何为小企业做账：13个步骤

1. 开通小企业银行账户
2. 建立企业信用评分
3. 建立小企业会计制度
4. 跟踪小企业开支
5. 建立小企业薪酬体系
6. 了解进口税
7. 选择收款方式
8. 建立销售税办税流程
9. 了解纳税义务
10. 计算毛利率
11. 进行企业融资
12. 寻找优质的做账合作伙伴
13. 定期重估做账方法

1. 开通小企业银行账户

依法注册企业后，你需要开通一个独立的企业银行账户，记录每次的收付款，同时方便纳税。

如果你在未来发生破产、诉讼和审计等情况，独立的银行账户也能保护你的资产。如果你想通过债权人或投资者获得融资，保持良好的企业财务记录，也有助于增加通过审批的可能性。

要开通企业银行账户，需要提供以下资料：

• 注册的企业名称
• 州或省的注册证书（如必要）
• 适用的营业执照
• 其他资料（具体根据开户行的要求而定）

首先，需要先开通企业支票账户，再开通一个用于管理现金流和缴税的储蓄账户。建议将营收的25%存入储蓄账户以方便缴税，如果营收比较高，建议将30%的营收存入储蓄账户。

根据美国法律，有限责任公司（特别是加利福尼亚有限责任公司、德克萨斯有限责任公司和佛罗里达有限责任公司）、合伙企业和法人企业，必须拥有独立的企业银行账户。尽管美国法律未要求独资经营者必须开通独立的账户，但是，也建议独资经营者开通独立的银行账户。

💡提示：在去银行开户之前，需要先做好功课。对比不同银行的金融产品和费用结构。大部分的银行，收取的企业支票账户费用，都比个人银行账户要高，因此，请留意应缴纳的费用。

2. 建立企业信用评分

作为新企业主，开通企业信用卡可以帮助累积信用。企业的信用对于企业将来获得融资或大额采购订单资金非常重要。法人企业和有限责任公司，必须使用独立的信用卡，以避免混淆个人资产和企业资产。

选择与你的业务相匹配的企业信用卡。如果你经常出差，请选择提供旅行奖励的信用卡。有些信用卡（如 Shopify Credit）可根据你的最高消费类别，提供返现奖励。

3. 建立小企业会计制度

电商会计通过分析财务报表中的数据，帮助你了解业务的进展情况。有两种管理账簿的方式可供选择：

1. 自行做账，使用Quickbooks或Wave等记账软件，或使用简单的Excel电子表格。
2. 聘请全职或兼职记账员或会计师，本地或远程工作皆可。

美国企业还需选择记账方法，是使用现金法，还是应计法。二者的主要区别如下：

• 现金法：在实际收款或支付时确认收入和支出。
• 应计法：在交易发生时（即现金尚未进出银行账户）确认收入和支出，并追踪应收账款和应付账款。

营收低于500万美元（约4000万元人民币）的美国企业可以使用其中任何一种方法。规模较大的企业必须使用应计法。加拿大企业在原则上必须使用应计法，但可以简化流程，即全年使用现金法，并在年末根据未清应收账款和应付账款进行一次调整。

4. 跟踪小企业开支

跟踪企业的开支，有助于监控业务的增长情况，制作财务报表，跟踪应扣除的费用，准备纳税申报表，以及一系列的合法文件。尽管美国国税局不要求美国企业主保存75美元（约525元人民币）以下的支出收据，但记录所有支出有助于了解企业的财务健康状况，因此要养成习惯，做好每一笔账。

有5种类型的重要支出需要详细记录：

1. 餐饮和娱乐：例如，在咖啡馆开会时，务必要在收据的背面，记录与会人员、餐饮消费，以及会议目的。
2. 出差：美国国税局尤其关注将个人活动申报为企业支出的行为。因此，出差期间，妥善保管收据，记录各种商业活动，因为你的收据就是相关商业活动的书面证明。
3. 交通出行：记录你在何处、何时，出于什么样的目的使用车辆。汽油里程的费用是100%可扣除的，只需保留所有的记录，保存业务相关的里程日志（目的地和旅行目的）。
4. 商务礼品：如果你向他人提供音乐会门票等礼品，记录你是否和对方一起参加了活动？如果你与对方一起出席活动，那么相关费用应为娱乐支出，而非礼品。你应该在收据上记录这些细节。
5. 家庭办公室：在家创业是降低企业开支的好方法。你可以扣除家庭省下的业务费用的比例，比如家庭互联网、手机网络，以及往返办公地点和出差的费用。

5. 建立小企业薪酬体系

许多线上商店都是从单枪匹马开始，而当你需要雇佣外部人员时，你需要决定是雇佣对方为员工，还是签订独立合同工合约。

如果雇佣员工，你需要：

• 为员工制定一个工资表
• 设置税款预缴
• 选择工资管理软件或服务（许多记账工具都有这项功能）

对于独立合同工，你需要：

• 记载你向每个人支付的金额
• 保存联系信息，以便填写税务表格
• 每年年底，美国企业可能需要提交每位合同工的1099s税务文件

6. 了解进口税

如果是从其他国家采购和进口商品，或是向其他国家销售商品，则需要缴纳税款和关税。如果经营的是代发货业务，尤其要注意这点。Shopify Markets可以帮助你：

• 估计进口税费
• 在结账时计算关税
• 创建清关所需的书面记录
• 帮助客户避免意外费用

如需了解更多详情，美国企业请咨询美国国际贸易管理局（International Trade Administration），加拿大企业请咨询加拿大边境服务局（Canadian Border Services Agency）。

7. 选择收款方式

随着订单源源不断，你需要可靠的收款方式。北美的Shopify店主，可使用Shopify Payments处理信用卡和借记卡付款，这能省去设置第三方支付网关的烦恼。

如果使用第三方支付服务，其费用不尽相同：

• 一些供应商按比例收费，并收取固定费用，通常是每笔交易的2.9%+0.3美元（约2.1元人民币）
• 一些供应商对每笔交易收取固定费用
• 另一些则采用月度会员模式，不限交易次数

阅读更多：海外支付指南：9种常用的支付方式及选择秘诀

有了Shopify Payments，你可以通过Shopify POS接受在线付款，或进行线下销售，提供非接触式支付、数字钱包，甚至通过Shop Pay提供免息分期付款。所有数据都可以在Shopify后台查看，便于做账。

Pillow Cube的业务发展总监威尔·贝克（Will Beck）说：“Shop Pay分期付款现在占我们GMV（商品交易总额）的6.5%。我们的平均订单价值也在持续上升。”

8. 建立销售税办税流程

在美国，线上销售和线下销售的销售税法规不尽相同。实体店应根据店铺所在州的法规收取销售税，而网店则需要考虑客户的居住地。

对美国店主来说，销售税是个棘手的问题。首先，需要确定的是，你的业务的运营所在地，是发货地，还是收货地？如果是前者，你必须根据发货地所在州的相关法规，收取销售税。如果是后者，则是根据买家所在的位置，收取销售税。

在12个月内营收达到30,000加元（约15万元人民币）的加拿大企业应开始收取商品及服务税（GST）和统一销售税（HST）。企业可以分期提交收取的税款。

与美国国内的销售税相比，跨境销售的销售税法规可能较为简单，但因地区而异。因此，请与专业会计师核实，了解你所在州的国际销售税条例和法规。

9. 了解纳税义务

纳税义务因企业的法律结构而异。如果你是自由职业者（独资、有限责任公司、合伙企业），你需在个人纳税申报表上，申报业务的营收，并在每年4月15日前报税。

法人企业是独立的税务实体，独立于经营业主缴税。你需要在纳税年度结束后第四个月的15日前缴纳公司税，并作为雇员上报来自公司的任何个人收入。如果你对纳税义务存在疑问，请咨询专业的税务人员，这在后期能为你节省大量的时间和金钱。

10. 计算毛利率

毛利率表明，在支付生产产品或提供服务的直接成本后，你还能剩下多少钱。这一关键指标可以帮助你了解你的企业是否能够持续经营下去。

要计算毛利率，先从营收中减去销货成本（COGS），再除以营收。销货成本包括材料和直接人工成本。

毛利率（%）=（营收 - 销货成本）/ 营收

💡提示：你也可以使用Shopify免费的毛利率计算器，输入数字，快速得到结果。

11. 进行企业融资

电商在成长中常常需要外部资金的支持。由于外部环境无法控制，可能出现意外的销量下滑，或季节性淡季，这时你就需要更多的资金。如果你想实现突破性的增长，投资新产品开发，扩大库存，招募新成员，开设新门店等，你也需要资金。

融资时，大多数融资机构要求提交财务报表，包括资产负债表和损益表，有时也会需要现金流量表。Shopify Capital为Shopify商家提供了一个更简单的融资选择，根据你店铺的销售记录提供资金，并使用未来的销售额还款。

在签下贷款前，计算投资回报率，把预计贷款费用、贷款利息，以及预计贷款能创造的新收入累加。你也可以使用Shopify的企业贷款计算器计算总成本，确保贷款能为你的企业带来长期收益。

12. 寻找优质的做账合作伙伴

优秀的财务规划人员可以帮助你更好地管理资金并制定增长计划。可考虑招募以下岗位：

• 注册会计师（CPA）：如果你的企业需要进行审计，那么这个岗位至关重要，因为只有注册会计师在法律上有权编制经审计的财务报表。
• 记账员：负责管理日常的做账，定期对账，分类费用，管理应收账款和应付账款。
• 税务专业人士：分为两类，即报税人和税务规划师。报税人可帮你填写税务表格，并设置预估纳税额。税务规划师在报税前优化税项，降低税收负担。

💡提示：使用Shopify Partners，你可以联系销售税专家，简化做账流程。

13. 定期重估做账方法

刚创业时，你可能使用简单的电子表格管理账簿，但随着业务增长，你的财务需求变得更复杂，你得考虑更高级的记账解决方案，如Quickbooks或Bench。

在企业增长时，也不忘定期评估做账的时间成本，以及相应的潜在收入损失。使用正确的做账方法，意味着把更多的时间投资在业务上，不再手忙脚乱地做账，并尽可能降低财务成本。

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• 18个电商窍门助你业务增长
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最佳的小企业记账软件

好的小企业记账软件能帮助你高效地跟踪企业财务状况，为你省时省力。绑定企业银行账户后，软件就会自动对交易进行分类，并在账目表中显示交易信息。你可以查看余额、了解营收和成本、估算盈利能力，并制定纳税计划。

选择记账软件时，考虑以下功能：

• 平台集成：支持与电商平台集成，支持第三方工具。
• 高级报告：比如库存和开支报告，以便监控企业的财务健康状况。
• 销售税配置：帮助核算、收取和支付销售税。
• 可靠的客服支持：提供全天候客服支持和自助服务。

Shopify应用商店有许多适合美国小企业的记账软件，选择一款能与你的网店无缝集成的记账软件。以下是一些热门的记账软件：

1. Xero
2. QuickBooks Online
3. Wave
4. FreshBooks

1. Xero

Xero是基于云技术的会计系统，专为小型企业和成长型企业而设计。可在软件中联系权威财务顾问，深度了解企业的财务健康状况。用户可通过任意的联网设备访问该系统。此外，借助Xero的高级功能，用户可随时随地查看现金流、交易情况，以及其他关键财务信息。

优势：

• 支持库存管理
• 价格合理
• 支持与主流银行卡绑定
• 信息界面友好，可自定义报告
• 联系人数据库和数据细分
• 工资单功能
• 移动应用
• 支持银行对账
• 可与Shopify集成

2. QuickBooks Online

QuickBooks Online是由Intuit推出的小企业记账软件，可以管理收据和发票、跟踪收入和支出等。可显示所有的经营成本，如库存和维护成本，以及企业在一段时间内的销售情况。配备永续盘存功能，自动更新销售额和库存成本。同时，QuickBooks可与Shopify集成，让你的数据井井有条。

优势：

• 移动应用
• 云技术
• 里程跟踪
• 承包商管理
• 库存跟踪
• 区分业务支出和个人支出
• 可与Shopify集成

3. Wave

Wave是专为小企业打造的在线会计解决方案，可将企业银行账户、PayPal账户与其他数据源绑定，支持查看实时业务交易数据，还支持生成应收账款、资产负债表、损益表、销售税报告等重要报告。

优势：

• 价格优惠
• 信用卡交易费用低
• 免费的账单和收据扫描功能
• 无交易或账单限制
• 无用户数量限制
• 移动应用

4. FreshBooks

FreshBooks是基于云技术的会计和发票管理软件，适用小企业，提供费用管理、成本核算等基本的做账功能。

优势：

• 易于使用
• 定价简单
• 可自定义发票
• 完整的自助服务支持
• 可与Shopify集成

理清账目，顺利推动业务

从一开始就掌控企业财务的方方面面，为企业的成功奠定基础。从选择合适的企业信用卡到计算每件产品的利润，每一个财务决策都影响着企业的未来。深入了解做账、交易管理和融资等事宜，有助于为企业发展奠定坚实的基础。

编译：Dan G.